TIETOSUOJASELOSTE – Sukellusseura Calypso Ry.
-
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Sukellusseura Calypso Ry. (”Yhdistys”)
Y-tunnus: 1862356-4
Osoite: c/o rahastonhoitaja Markku Alestalo, Laajakallionlaki 2, 02400 Kirkkonummi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa:
puheenjohtaja, puheenjohtaja@calypso-ry.fi
rahastonhoitaja, rahastonhoitaja@calypso-ry.fi
sihteeri, sihteeri@calypso-ry.fi
-
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten ja sen entisten jäsenten henkilötietoja (”Rekisteröity”).
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta ja ylläpito jäsenyyden aikana jäsenasioiden hoitamiseksi, Yhdistyksen toiminnan organisoimiseksi, viestintään Rekisteröityjen kanssa sekä lainsäädännön ja muiden vastaavien määräysten noudattamiseksi ja päättyneiden jäsenyyksien dokumentoimiseksi.
-
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
-
Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
-
Rekisteröiden syntymäaika (liiton rekisteri, suoja-alue-, Sotamuseo- ja sotilasalueen lähestymisluvat)
-
Rekisteröidyn osoite ja kotipaikka;
-
Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
-
Rekisteröidyn puhelinnumero;
-
Rekisteröidyn pankkiyhteystiedot kulukorvausten maksamista varten;
-
Rekisteröidyn henkilötunnus (liiton rekisteri);
-
Rekisteröidyn sukellusluokitukset (liiton rekisteri);
-
Rekisteröidyn jäsenmaksutiedot (liiton rekisteri);
-
Huoltajan yhteystiedot (Rekisteröidyn Norppa ja Kuuttijäsenen osalta)
-
Rekisteröidyn sukupuoli (liiton rekisteri);
-
Rekisteröidyn kansalaisuus (suoja-alue-, Sotamuseo- ja sotilasalueen lähestymisluvat);
-
Rekisteröidyn terveystiedot (kursseille osallistumisen osalta)
-
Rekisteröidyn kipparipätevyys;
-
Sukelluskaasutäyttöjen kirjanpito (esim. kaasun täyttäjä ja käyttäjä, jäsenen täytettävien pullojen tiedot) (TUKES)
-
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään.
Sukeltajaliiton rekisterin osoitetiedot päivittyvät automaattisesti väestörekisteristä, mikäli Rekisteröity on antanut henkilötunnuksensa rekisteriin.
-
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä.
-
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Yhdistyksen kaikki jäsenet ovat myös Sukeltajaliiton jäseniä, jolloin Yhdistys välittää Sukeltajaliitto ry:n edellyttämät tiedot Sukeltajaliitto ry:n jäsenrekisteriin. Sukeltajaliitto ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste löytyy täältä. Sukeltajaliiton jäsenrekisteri on myös Sukeltajaliittoon kuuluvien jäsenseurojen jäsenrekisteri.
Jäsenen pyynnöstä ja suostumuksella Yhdistys luovuttaa Puolustusvoimille / Sotamuseolle tiedon jäsenen nimestä, syntymäajasta sekä kansalaisuudesta sukellustoiminnan mahdollistamiseksi suoja-alueella (suoja-aluelupahakemus, Sotamuseon lupahakemus).
Yhdistys voi hyödyntää toiminnassaan ulkopuolisten ylläpitämiä sivustoja, (kuten Nimenhuuto.com ja Facebook.com), jolloin palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijänä.
Rekisteröityjen tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille mainostarkoituksiin.
-
Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
-
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
-
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin merkityt tiedot, vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä muutoinkin turvautua laissa turvattuihin oikeuksiinsa. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumus sekä pyytää kyseisten tietojen poistamista.
Henkilön, joka haluaa tarkastaa, korjata tai poistaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava kirjallinen pyyntö rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse seuran sihteerille sihteeri@calypso-ry.fi
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä on toimittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vastaisesti.
-
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Yhdistys pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä kotisivuillaan. Tietosuojaselostetta voidaan päivittää muun muassa lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen tietosuojaseloste löytyy Yhdistyksen internet-sivuilta https://www.calypso-ry.fi/. Tietosuojaseloste on päivitetty ja hyväksytty viimeksi johtokunnan kokouksessa 10.5.2022.